Die Qualifikationsmatrix hilft Führungskräften in einem Unternehmen, die Fähigkeiten des eigenen Teams genau zu erfassen und zu analysieren. So können sie beispielsweise herausfinden, wie viele Mitarbeiter über bestimmte Fähigkeiten verfügen. Sie können sich zudem auch die Gültigkeit verschiedener Qualifikationen anzeigen lassen. Diese und weitere Funktionen der Qualifikationsmatrix sind in den meisten Fällen fester Bestandteil der Personaleinsatzplanung.
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Wie hilft die Qualifikationsmatrix, die Personaleinsatzplanung zu vereinfachen?
Neben einer anspruchslosen Aufgabe, die jede Person erfüllen kann, erfordern die meisten Jobs bestimmte Fähigkeiten. Diese wiederum kann in der Skill Matrix gespeichert werden. Diese zeigt den Mitarbeiter an, der derzeit für eine bestimmte Aufgabe verfügbar ist. Das Programm berücksichtigt nicht nur abteilungsübergreifend alle Mitarbeitenden. Auch Urlaub und Krankmeldungen werden lückenlos im Skill Management erfasst.
Wie genau werden Qualifikationen eingeteilt?
Wie bereits angedeutet, ist die Interpretation der Skills in der Qualifikationsmatrix auf mehrere Arten möglich. Wenn es um die Personalplanung geht, sind natürlich berufsbezogene Fähigkeiten am wichtigsten. Das sind die Qualifikationen, die Aufschluss darüber geben, inwieweit der Mitarbeiter die Anforderungen der jeweiligen Stelle erfüllt. Ergänzt werden diese Fähigkeiten durch sogenannte Nebenqualifikationen. Das sind Fähigkeiten, die auf den ersten Blick nichts mit dem Arbeitsplatz zu tun haben, aber dennoch für diesen relevant sind. Beispiele sind hohe Belastbarkeit, körperliche Fitness, Sprachkenntnisse oder ein Führerschein für LKW. Umgekehrt können auch Einschränkungen wie Allergien oder chronische Rückenprobleme festgehalten werden.
Je nach Qualifikation sieht man auch, wie gut der Mitarbeiter die Aufgabe bewältigen kann. Das Spektrum reicht von der angelernten Hilfskraft bis zum Expertenstatus. Mit einem solchen ist die Person in der Lage, andere umfassend zu betreuen oder zu schulen.
Was ist Skill-Priorisierung?
Es ist nicht unüblich, dass gleich mehrere Mitarbeiter die für einen bestimmten Job erforderlichen Fähigkeiten besitzen, insbesondere in großen Unternehmen. Da ist es wichtig, über den Tellerrand zu schauen: Gibt es noch einen weiteren personellen Engpass im Unternehmen, den einer der hier verfügbaren Leute füllen könnte? Oder jemand, der eine Schulung beziehungsweise Weiterbildung benötigt? In vielen Branchen macht auch eine Rotation Sinn. Mit einer solchen wird sichergestellt, dass die Fähigkeiten der Mitarbeiter erhalten bleiben. Zudem hilft sie auch, den in einigen Aufgabenbereichen monotonen Arbeitsabläufen nicht überdrüssig zu werden.
In manchen Fällen stehen auch andere Überlegungen im Vordergrund: Nehmen wir an, es geht darum, das richtige Personal für den Stand auf einer Messe in Bilbao auszuwählen. Sowohl Mitarbeiter A als auch Mitarbeiter B verfügen über einschlägige Vertriebserfahrung und sprechen fließend Englisch. Die Kompetenzmatrix zeigt jedoch, dass Mitarbeiter B auch Spanisch spricht. Beide Mitarbeiter sind also ähnlich qualifiziert, aufgrund der Sprachkenntnisse wird Mitarbeiter B aber verständlicherweise bevorzugt.
Warum muss die Qualifikationsmatrix immer aktuell gehalten werden?
Die Qualifikationsmatrix ist kein starres Gebilde, sondern unterliegt einem ständigen Wandel. Manche Mitarbeiter verlassen das Unternehmen, andere kommen neu ins Team. Weinige Mitarbeiter sind in Schulungs- und Qualifizierungsmaßnahmen eingebunden, während andere einen vorübergehenden oder dauerhaften Verlust von Fähigkeiten, wie z. B. Krankheit oder Unfall, erleiden. Bei all diesen Veränderungen kommt man ohne die Pflege der Qualifikationsmatrix nicht weiter, sonst wird eine ordentliche Planung des Personaleinsatzes schlichtweg unmöglich. Fakt ist auch, dass einige Qualifikationen regelmäßig erneuert werden müssen. Der LKW-Führerschein ist hier ein bekanntes Beispiel: Alle 5 Jahre muss man ihn durch eine ärztliche Untersuchung aktualisieren. Um diesen Faktoren Rechnung zu tragen, arbeitet die Kompetenzmatrix in der Regel mit dem Ampelsystem: Leuchtet sie grün, gibt es keine Einschränkungen in der fachlichen Qualifikation. Steht die Ampel auf Gelb, läuft das Zertifikat bald ab. Wenn die Ampel rot ist, ist das Zertifikat abgelaufen. Mit Hilfe dieser Ampel können Mitarbeiter dann sofort auf ihre Qualifikation angesprochen werden. So ist sichergestellt, dass alle Mitarbeiter stets ihr Bestes für das Unternehmen geben können.
