Auf die Zahlungen von Kunden zu warten oder im schlimmsten Fall auch noch mit ihnen diskutieren zu müssen, kann extrem aufwendig sein und viel Geld und Nerven kosten. Wenn offene Forderungen vorliegen, nutzt man als Unternehmen sowie als Privatperson bestenfalls die Hilfe eines Inkassounternehmens. Es übernimmt die Kommunikation mit dem Schuldner und sorgt dafür, dass die Forderungen erfüllt werden.
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Wann wird ein Inkassounternehmen eingeschaltet?
Ganz gleich, ob man in der Rolle eines Vermieters steckt und die Miete nicht erhält oder ob man als Geschäftsführer mit einem Kunden zu kämpfen hat: Verspätete Zahlungen können die eigene finanzielle Sicherheit gefährden und vor allem Unternehmen nachhaltig schädigen. Wenn die Kommunikation mit dem Schuldner scheitert, lässt sich ein Inkassounternehmen einschalten. Das soll die Kapazitäten des Gläubigers schonen und ist oft einer der letzten Schritte, wenn es um Zahlungsverweigerung geht.
Ein Inkassounternehmen ist demnach kurz gesagt ein Unternehmen, welches sich auf das Eintreiben offener Forderungen spezialisiert hat. Seriöse Anbieter kann man daran erkennen, dass sie einen Befähigungsnachweis besitzen. In der Regel beauftragen eher Unternehmen ein Inkassobüro. Man kann aber auch privat Inkasso beauftragen.
Die vier Schritte eines Inkasso-Verfahrens
Ein Inkassounternehmen kann beauftragt werden, sobald eine überfällige und unstrittige Forderung vorliegt. Es ist sehr wichtig, dass man sich an ein Inkassounternehmen mit erfahrenen Mitarbeitern wendet, da diese durch ihr langjähriges Know-how genau wissen, welche Methoden die größte Wirkung erzielen.
Das gesamte Verfahren lässt sich in vier Schritte einteilen.
Schritt 1: Vorgerichtliches Inkasso-Verfahren
Wie der Name schon sagt, erfordert dieser erste Schritt nicht das Einschalten eines Gerichts. Zu Beginn erhält das Inkassounternehmen erst alle nötigen Informationen vom Gläubiger. Es übernimmt sie in seine Datenbank und beginnt mit einer Überprüfung. Diese stellt sicher, dass die Forderung rechtmäßig ist und nicht im späteren Verlauf für Komplikationen sorgen kann.
Wenn die Überprüfung beendet ist und das Unternehmen zu dem Schluss kommt, dass die Forderungen rechtmäßig sind, nimmt es ersten Kontakt zum Schuldner auf. Das passiert meistens in Form einer Zahlungsaufforderung oder eines Mahnschreibens. Mit diesen Mitteln soll herausgefunden werden, warum die Zahlung nicht zeitgemäß erfolgt ist. An diesem Punkt im Verfahren kann auch mit dem Kunden noch eine Ratenzahlung ausgehandelt werden – sofern er bereit ist, mit dem Inkassounternehmen zu kommunizieren.
Schritt 2: Gerichtliches Mahnverfahren
In dieser Phase wird ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet. Das Gericht erhält vom Inkassounternehmen einen Antrag auf den Erlass des Mahn- und Vollstreckungsbescheids. Der Schuldner kann Widerspruch einlegen. Hat er mit dem Widerspruch Erfolg, kann über einen Rechtsanwalt ein streitiges Gerichtsverfahren eingeleitet werden. Ist das nicht der Fall, so erhält er einen Vollstreckungsbescheid. Damit ist der zweite Schritt des Verfahrens abgeschlossen.
Schritt 3: Nachgerichtliches Inkasso-Verfahren
Beim nachgerichtlichen Verfahren findet eine umfassende Vermögensprüfung statt und es werden Vollstreckungs- und Pfändungsmaßnahmen eingeleitet. Um diese Schritte kümmert sich auch das vom Gläubiger engagierte Inkassounternehmen. Dadurch schafft der Gläubiger einen rechtlichen Abstand zum Schuldner und erleichtert sich auf diese Weise die Kommunikation. Der dritte Schritt des Inkassoverfahrens endet entweder in einer Vermögensauskunft, einem Insolvenzverfahren oder der Information eines unbekannt verzogenen Konsumenten.
Schritt 4: Überwachungsverfahren
Falls die Forderungen nur teilweise oder auch gar nicht erfüllt werden können, geht das Verfahren in die Überwachungsphase. Das Inkassounternehmen führt in dieser Zeit regelmäßig eine Vermögensprüfung beim Schuldner durch und kann – falls das nötig ist – ein weiteres nachgerichtliches Inkassoverfahren einleiten. Sofern der Schritt nicht nötig ist, ist das Verfahren damit abgeschlossen.
